Gratis af te halen: 20 meter to-do lijst en 1 kilo stress

– Hoe lijstjes je van je stress af kunnen helpen

Het was zo’n mooi groot, breed ouderwets houten bureau met van die zijkantjes erop en van die vakjes waar je dingen in kon stoppen. Het was helemaal volgeplakt met geeltjes. Verder lagen overal stapels op één plekje na ter grootte van één A4-tje. De geeltjes hingen ook op de muur om en de stapels liepen door op de grond. Ik weet niet meer waar ik moet beginnen en ben totaal het overzicht kwijt, verzuchtte mijn klant, laten we hem Willem noemen. Willem had er stress van en had mij gebeld voor hulp.

Het is een goede strategie om op het moment dat je ergens aan moet denken iets fysieks in beeld te krijgen wat je daaraan herinnert. Dus een briefje op je laptop die je helpt herinneren aan dat ene belangrijke ding wat je morgen als eerste moet doen als je aan het werk gaat. Net zoals die tas die je ziet op het moment dat je de deur uitloopt die niet vergeten mag worden, zo kan een briefje prima fungeren als een fysieke herinnering.

Uit het oog uit het ….geheugen.

De strategie werkt echter alleen in bepaalde omstandigheden. Bij Willem gingen er twee dingen fout. Ten eerste vielen de briefjes niet meer op omdat ze tussen de honderden anderen hingen. Ten tweede hingen ze er altijd waardoor het niet meer afweek van hoe het er normaal uitzag en ‘zag’ Willem ze niet eens meer. Het was dus niet opvallend en afwijkend. Bovendien wanneer hij ze wel zag, herinnerden de briefjes hem aan alle dingen tegelijk die hij eigenlijk had moeten doen maar niet deed op een verkeerd moment met als gevolg: stress.

Hersenen zijn niet gemaakt om dingen te onthouden.

De slechtste plek om de herinnering aan wat je moet doen op te slaan is in je hoofd. Onze hersenen zijn niet gemaakt om dingen te onthouden. We kunnen gemiddeld maar zo’n vier dingen onthouden tegenwoordig. Waar we wel goed in zijn? Nadenken en bedenken. We kunnen dus prima bedenken wat we ook al weer moesten doen op het moment dat we zo’n geeltje lezen, maar dat je iets moet doen, kun je dus beter in een extern systeem ‘onthouden’. Vandaar dat die geeltjes op zich prima werken.

Denken of doen, het is je hoofd om het even.

Het is bewezen dat het voor je hersenen niet uitmaakt of je opschrijft dat je iets moet doen of dat je het echt doet. Dus opschrijven wat je moet doen in de vorm van een ‘to-do-lijstje’ is een goede manier om je te herinneren wat je ook al weer moet doen en het tegelijk uit je hoofd te krijgen. Die wil je dan natuurlijk wel op het juiste moment terug zien: het moment dat je er iets mee kúnt. De fout die Willem maakte is dat hij de ‘lijstjes’ de hele tijd onder ogen kreeg waardoor hij ze niet meer zag. Hierdoor deed hij er niets mee en had hij constant stress: het gevoel dat hij iets moest doen wat hij niet deed. Bovendien had hij zo totaal geen overzicht.

Overzicht creëren door organisatie naar context.

Bij Willem hebben we een rol behang genomen, die in stukken gesneden en tegen de muur achter hem gehangen. Toen hebben we gekeken wat hij nodig had om te kunnen ‘doen’ wat er op het lijstje stond. Hierbij moet je denken aan een telefoon die nodig is, of naar buiten naar een winkel gaan, achter de computer moeten zitten of bijvoorbeeld samen zijn met een persoon zoals zijn advocaat of zijn vrouw. Bovendien keken we bij welk ‘project’ dit hoorde, en dit triggerde vaak nog meer dingen die ook nog moesten. Zo kregen we actielijsten per context: bellen, computer, huis, kantoor, advocaat, vrouw en een projectenlijst. Dit gaf overzicht over wat er precies gedaan moest worden en waar Willem allemaal mee bezig was. Bovendien moest hij zich omdraaien om er naar te kijken zodat hij tussendoor rustig ongestoord kon werken.

004Clusteren van je acties.

Het is namelijk sneller om al je boodschappen in één keer (liefst ook nog in dezelfde winkel) te halen dan voor elk wissewasje naar (weer een andere) winkel te gaan. Zo werkt het ook met bellen of dingen op je computer doen. Als je toch bezig bent kun je net zo goed in één keer….al die andere telefoontjes, brieven etc. óók doen. We hebben nu eenmaal tijd nodig om te schakelen. Hoe minder je hoeft te schakelen hoe sneller je werkt. Willem vatte het mooi samen: Ik heb er 20 meter to-do-lijst bij maar ben zeker ook 10 kilo stress lichter: ik heb weer overzicht.

Meer weten?

Organiseren naar context en het clusteren van je acties is een idee wat komt uit een bekend timemanagement-systeem: Getting Things Done. Wil je meer weten over het organiseren van je leven of Getting Things Done? Meldt je aan voor de nieuwsbrief en ontvang elke twee weken een nieuw artikel. Kun je niet wachten en wil je persoonlijke hulp? Dat kan ook, stuur een mail of bel voor een afspraak.