Doe het nu, niet later!

Drie tips om je werkdruk te verlagen in 2 minuten

Hoe vaak open je niet een mail waar je eigenlijk het antwoord wel op weet? Tenminste, wanneer je even de tijd zou nemen om er direct een beslissing over te nemen? Maar vaak neem je die tijd niet. Je leest de mail en dan denk je ‘ja, ja, dat komt straks wel’. Het direct nemen van een beslissing en ook direct uitvoeren wanneer je dit binnen 2 minuten kunt doen, scheelt een hoop tijd en energie en dus een hoop stress.

Tip 1: Beslis

Ik zie dat veel mensen zo’n beslissing uitstellen. Het is slim om dat niet te doen. Want nogmaals lezen, beslissen en weer bedenken en wat je ook al weer moest gaan doen kost tijd.  Als het beantwoorden van zo’n mail eigenlijk maar een paar minuten kost en je moet hem nog twee of drie keer lezen voordat je eindelijk dat antwoord stuurt kost het dus 2 of 3 keer zoveel tijd. Dat is zonde en direct doen levert dus meteen tijdwinst op.

Tip 2: Handel het af

Wanneer je het niet afhandelt kan zo’n mailtje in je hoofd blijven zitten. Soms duikt op de meest onhandige momenten weer op. Bijvoorbeeld midden in de nacht, net wanneer je er helemaal niets mee kunt! Het kan afleiden als het niet ‘klaar’ is en er nog ‘iets mee moet’ al weet je niet precies wat.

Het heeft dan je aandacht. Alle aandacht die ’elders’ is, is niet bij wat je nu doet. Kortom je bent afgeleid. Als je erg afgeleid bent heet het ook wel dat je veel stress hebt. Je bent immers bezig met alles wat je nog moet doen en dus niet met wat je nu doet.

Tip 3: Doe het direct wanneer het binnen 2 minuten kan

Dus waarom beslis je niet meteen? Vaak is dat een kwestie van gewoonte. We zijn niet gewend om meteen te beslissen en te handelen. Soms is het gewoon omdat je het moeilijk vind. Maar het word er niet makkelijker op wanneer je het morgen beslist, of volgende week. Als je de beslissing hebt genomen en het kost niet veel tijd (minder dan 2 minuten) om het te doen, doe het dan direct. Wanneer je dat niet doet moet je ergens vastleggen wat je moet gaan doen. Dat kost ook tijd, ongeveer 2 minuten, vandaar dat we dit de 2-minuten regel noemen.

Best practice: de 2-minuten regel

Dit is maar één van de best-practices die Getting Things Done ook wel GTD genoemd gebruikt. GTD is voor mij dé manier om overzicht te krijgen én te houden, over wat je moet, kunt en wilt doen. Deze 2-minuten regel is voor veel mensen één van de belangrijkste ideeën uit GTD die je direct kunt toepassen en waarmee je ruimte maakt.

Loslaatdag met Getting Things Done - the book by David Allen

Getting Things Done – the book by David Allen

Getting Things Done of GTD

Wil je meer te weten komen over Getting Things Done? David Allen heeft een boek geschreven waarin hij deze best practices heeft beschreven.

Of doe de introductie-workshop op de Loslaatdag (zaterdag 19 maart) in Amsterdam. Kijk hier voor meer informatie of aanmelden.

Wil je aan de slag met GTD? Doe dan de officiële 1-daagse training waarin je alles leert om GTD direct toe te passen in je leven. Éénmalige en unieke buitenkans op de officiële, door de David-Allen-Company ontwikkelde training bij de Organizing Academie door gecertificeerd trainer & coach Angelique Bouwman. Kijk hier voor meer informatie of aanmelden.

Heb je een overvolle mailbox, eindeloos veel werk en stapels met dingen die je nog moet doen? Kom je tijd te kort en ben je het overzicht kwijt?  Tijd om iets te gaan doen! Tijd voor Getting Things Done! Lees het boek of kom naar de (introductie-)workshop!